Transformation agile : qu’est-ce qu’une entreprise agile ?

L’un des plus grands défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui est la transformation numérique. L’une des parties les plus importantes de ce processus est la transition méthodique vers un mode agile. Mais qu’est ce qu’une entreprise agile et comment arrive-t-on à la transformation agile au sein d’une entreprise ?

Agile change le mode de travail de nombreuses entreprises et leur permet d’obtenir de meilleurs résultats. La principale raison de cette amélioration est qu’Agile se concentre sur les domaines qui apportent de la valeur à l’entreprise. Pour y parvenir, vous devez faire preuve de patience, de persévérance et de courage.

Il n’est jamais facile de faire des changements, normalement ils créent de l’anxiété et il est compliqué de changer la façon dont les gens travaillent habituellement. Pour cette tâche, il n’y a pas de solution magique, il faut observer, examiner et adapter. Cependant, grâce à mon expérience, je peux vous donner à la fois des conseils et des idées pour que ce processus soit réussi sans être traumatisant.

L’exemple Spotify, une entreprise agile qui fait référence

Nous voulons être comme Spotify ! Soyez prudent avec cette vue sur Agile. Spotify fonctionne parce que les conditions leur conviennent, mais chaque entreprise est différente. Spotify a été créé avec cette culture et cette entreprise agile a évolué en fonction de son environnement et de ses besoins. C’est très différent de parler d’entreprises qui ont commencé avec Waterfall ou Gantt et qui veulent passer à Agile. Nous pouvons apprendre de nombreux outils et techniques d’entreprises comme Spotify que nous pouvons essayer dans nos entreprises et voir s’ils fonctionnent, mais Spotify n’est pas une formule de succès garantie que chaque entreprise devrait suivre aveuglement. Loin de là.

Les «guildes» utilisées dans Spotify en tant que mécanismes permettant aux connaissances de circuler au sein de l’entreprise en sont un exemple. Les communautés sont un outil qui dans un autre contexte finit par se transformer en «départements» et qui va à l’encontre de l’idée «d’une équipe unie travaillant sur un produit», les employés finissent par penser plus à leur service qu’à leur équipe.

Où allons-nous commencer pour initier une transformation agile ?

La première chose à faire est de trouver un soutien dans l’organisation qui accepte et souhaite le changement. Une transformation agile vous oblige à avoir une carte à jouer lorsque des frictions commencent à apparaître. Pour que la direction soutienne le projet, il est idéal de rechercher un formateur ou un coach agile qui leur enseigne les changements nécessaires pour s’adapter à l’Agilité.

Les entreprises qui ont fait face au défi d’introduire Agile dans leurs activités par le bas et sans un soutien suffisant (en haut) ont souffert au point de devoir abandonner. Le problème principal est que les “frameworks” tels que Scrum remettent en question les façons traditionnelles de faire les choses. La façon dont on nous a toujours appris à les faire !

Par exemple, combien de diagrammes de Gantt avons-nous vu fonctionner correctement ? La réponse n’est pas loin de aucun. Alors, pourquoi avons-nous des gens dont le seul travail est de les mettre à jour ? Ces problèmes se voient clairement quand on part du bas, ce sont des choses que la plupart d’entre nous ont déjà vues, et il y a un manque de productivité tout autour de nous.

C’est pourquoi, lorsque vous commencez par le bas, vous voyez normalement des améliorations rapides. Les difficultés commencent à apparaître lorsque le projet interagit avec d’autres domaines, et surtout lorsque l’on arrive à un certain niveau hiérarchique. À ce moment-là, la direction intermédiaire semble généralement nous demander un diagramme de Gantt ou pourquoi nous faisons les choses d’une manière différente. C’est alors que nous devons jouer notre carte de soutien dans l’organisation et si nous n’en avons pas, nous devrons peut-être abandonner le projet.

Lorsque vous renoncez à la transformation agile, cela amplifie le sentiment de frustration pour les personnes qui ont lancé le processus. D’une part, ils ressentent la déception de devoir recommencer à faire les choses comme avant tout en sachant que ce n’est pas productif; deuxièmement, ils éprouvent un sentiment d’échec lorsqu’ils savent qu’il existe une meilleure façon de faire les choses, mais ils ne peuvent pas continuer sur cette voie. Pour cette raison, il est fondamental d’avoir le soutien total de tous avant de commencer le processus de transformation agile.

Avoir un plan pour la transformation agile de l’entreprise

La prochaine étape est de faire un plan . Un plan ? Oui, dans Agile, il est important d’avoir un plan. La différence entre cela et la cascade est que nous présumons que les plans échouent, et c’est pourquoi nous les simplifions afin qu’ils servent de guide afin de savoir où nous voulons aller et d’éviter une dépendance à des facteurs externes. Le temps de transformer une entreprise dépend de sa taille mais il n’est pas rare que le processus dure des années, il vaut mieux être patient que de prendre les mauvaises mesures.

Comment construisons-nous et planifions-nous une transformation agile ? Il existe différentes manières de procéder. Il est très utile d’avoir un tableau blanc physique. Il existe de nombreux outils numériques qui peuvent vous aider, mais un tableau blanc attire davantage l’attention d’une personne et il est également utile en tant qu’outil marketing pour ce qui est à venir dans le futur.

En outre, être capable de voir physiquement le processus de nos projets est la meilleure façon de commencer une journée et de savoir à quelle étape exacte du processus nous en sommes actuellement et ce qu’il nous reste à accomplir. L’avantage final est qu’il améliore la transparence, l’une des valeurs clés dont Scrum et Kanban ont besoin pour travailler et améliorer la maturité de l’entreprise.

La carte peut être utilisée de plusieurs manières. Idéalement, nous devrions écrire des initiatives que nous allons lancer dans Agile ou des départements qui vont être transformés. À l’aide de post-its, nous affichons les noms de certains projets et dans quels mois nous pensons que nous allons les démarrer.

Débuter la transformation de l’entreprise

Avec quels départements ou équipes commençons-nous ? Lorsqu’un changement survient dans une entreprise, il y aura toujours des gens en faveur du changement, d’autres qui seront indifférents et enfin ceux qui s’y opposent. Il est important d’identifier les personnes désireuses de changer leur façon de travailler et de compter sur elles, surtout au début. Le reste finira par s’orienter vers le changement. La situation idéale est de commencer avec une équipe qui sera la première à travailler de manière Agile et qui deviendra un exemple pour le reste de l’entreprise.

Une fois que nous avons décidé par où commencer, le changement entre en vigueur. Idéalement, nous devrions utiliser la formation comme une chance de faire connaître le changement. Avoir le soutien d’un Coach Agile  (Scrum, Kanban, etc.) sera la clé pour enseigner aux gens. Une autre idée que nous pourrions utiliser est d’investir dans la formation de certains membres de l’équipe pour qu’ils soient certifiés Scrum Masters, Product Owners ou dans les outils de développement Scrum.

Il existe certaines techniques que nous pouvons mettre en œuvre dans de nouvelles équipes. L’un d’eux est que l’équipe écrit tout ce qu’elle fait au cours de sa journée de travail normale qu’elle considère comme non productive. Ce n’est pas seulement utilisé pour nous plaindre, mais plutôt pour évaluer comment nous travaillions jusqu’à présent et pour voir quelles activités nous ne devrions pas répéter. Nous devons cesser de faire tout ce qui n’est pas productif et le supprimer d’une routine de travail quotidienne.

Une technique que nous pouvons utiliser pour des projets qui sont bloqués pendant des mois dans la phase de paperasse et de planification et qui ne peuvent pas démarrer est la suivante: créer un événement où chaque personne impliquée dans le projet doit créer un document composé de tout le matériel qu’elle ressent comme important.

Ensuite, nous sélectionnons tous ensemble les paragraphes ou parties des documents qui nous semblent vraiment importants et nous éliminons le reste. Les parties sélectionnées sont ensuite imprimées et posées sur les murs afin de prioriser les éléments sélectionnées afin de pouvoir démarrer au plus vite.

Une fois que cette première équipe ou département commence à se transformer et à apprendre à travailler en mode agile, il est temps de diffuser les connaissances. Il y a une technique qui fonctionne plutôt bien qui consiste à diviser une équipe une fois qu’ils ont terminé un projet Agile  et à placer les gens de cette équipe dans différentes nouvelles équipes. L’idée est de diffuser des connaissances à d’autres équipes et d’obtenir un facteur viral. De cette façon, petit à petit, nous apprendrons à travailler en agilité et la transformation agile deviendra visible et réel.

Une autre technique fréquemment utilisée consiste à amener chaque équipe à être aussi transparente que possible. J’ai pu voir cela chez certains clients où une équipe a commencé à travailler et ses proches ont vu que ces personnes pouvaient partir à l’heure, étaient impliquées, productives et heureuses. Moi aussi, je veux ça dans mon projet ! La communication inter-équipes est essentielle quand on veut atteindre une transformation agile globale au sein d’une entreprise.

Quantifier l’amélioration des résultats suite à la transformation agile de l’entreprise

Et maintenant ? Il est important de suivre le plan, de voir quel est le changement d’étape et surtout de le mesurer . Mesurer le changement nous aidera à prendre des décisions qui soutiennent la transformation agile et favorisent l’amélioration continue. Une façon d’étudier l’état de Scrum est d’utiliser des outils comme la liste de contrôle de Kniver . Cette liste de contrôle mesure l’état de Scrum dans une équipe et lorsqu’elle est appliquée dans de nombreuses équipes, elle peut nous donner un KPI utile.

Une fois que le changement commencera à apporter des résultats et que l’amélioration deviendra évidente, il sera difficile de revenir en arrière, nous devrons donc peut-être apporter des changements dans notre organisation. Cette restructuration n’est pas facile et nécessite parfois une stratégie claire de délocalisation ou de transformation pour nous aider.

Certaines entreprises se rendent compte que les frameworks tels que Scrum ou Kanban ne correspondent pas vraiment et finissent par créer leurs propres méthodes Agile. Grâce à la philosophie de transparence encouragée par Agile, ce type d’entreprises participe généralement à des événements pour faire passer le mot afin que d’autres entreprises puissent bénéficier de nouvelles idées. De plus, c’est un bon moyen de créer votre nouvelle façon de faire qui au final profite à l’image de votre marque.

La transformation agile est compliquée, mais si nous ne nous transformons pas, nous deviendrons obsolètes, le changement est nécessaire et lui tourner le dos ne fera que nous rendre moins compétitifs. Adaptons-nous au changement, à la concurrence, à nos clients; prenons-le comme une chance et c’est seulement ainsi que nous survivrons dans un marché de plus en plus exigeant et agressif.

En tant que coach agile certifié, n’hésitez pas à me contacter pour faire un état des lieux de votre entreprise.